Honza napsal článek o vyřizování e-mailů. Shrnuje řadu tipů z různých systémů/metodik pro produktivní práci; např. stručné odpovědi a vyřizování pošty jednou denně.

Nemůžu souhlasit.

Poštu otevírám v průběhu dne několikrát. Na osobní poštu mám upozornění ve FF, takže když vidím, že ikonka zmodrala, tak se něco objevilo. Outlook s pracovní poštou několikrát denně otevřu cíleně. Četnost záleží na tom, zda čekám nějaký e-mail, nebo ne.

Obojí čtu ve chvílích mezi činnostmi. Když jsem uprostřed programování nové fce, tak se nezastavím, abych si otevřel poštu, protože zrovna přišla.

Odpovídat na všechny e-maily pěti větami je... Na velkou část pošty se to dá aplikovat, ale zdaleka není všechna. Divoké paušalizace jsou nesmysl. Nejčastěji píšu e-maily v očíslovaných bodech, aby se dalo dobře orientovat v jednotlivých záležitostech v rámci jedné výměny. Ty do pěti vět nenacpu. Poslední e-mail se zpravidla skládá ze samých "Ok," ale jinak záleží na počtu bodů/úkolů/činností/problémů.

Čtení pošty jednou denně si může dovolit málo lidí. Buď ti, na jejichž reakci moc nezáleží, nebo ti, jimž si nikdo nedovolí vytknout, že reagují pomalu.

Příklad: Potřebuju od klienta upřesňující informace. Po třech dnech od zaslání dotazu odpoví, ale ne úplně jasně. Potřebuju upřesnění, tak odpovím, co nejdřív, abych tu odpověď dostal a mohl se pohnout. Neřeknu si "sorry, už jsem dneska poštu jednou vyřídil, nechám tě tu ležet ještě den a vyřízení se nikdy nedočkám." Nebo mám do školy několik týmových projektů. Na společný úkol máme týden, takže si nemůžu dovolit odkládat svojí odpověď o den jenom kvůli tomu, že "poštu jsem dnes vyřídil."

Navíc každý má jiný režim. Pokud napíšu odpoledne e-mail, potřebuju odpověď, ale adresát odpoví až ráno, protože ten den "už poštu udělal," tak je mi to na nic. Ráno jsem nepoužitelný, zpravidla ve škole, takže je to jako bych odpověď dostal až další den odpoledne a zahodím nejproduktivnější část dne - noc. Nečekám, že dostanu odpověď obratem, ale do šesti hodin (během dne) je to rozumné očekávání.